CARA MENYUSUN RENCANA KERJA YANG EFEKTIF

CARA MENYUSUN RENCANA KERJA YANG EFEKTIF

Menyusun rencana kerja yang baik harus dimulai dengan menentukan tujuan yang jelas dalam bentuk visi atau target yang ingin dicapai. Rencana kerja membantu mengubah kondisi saat ini dengan mencapai tujuan yang diinginkan. Tujuan anda bisa tercapai jika anda menyusun rencana yang baik.

Bagian 1 dari 4 menyusun rencana kerja

1. 1 Buatlah catatan. Catatlah berbagai hal yang dibutuhkan untuk menyusun rencana siapkan ordener/map besar dengan beberapa lembar pembatas untuk mengelompokan dokumen berdasarkan setiap aspek dalam proses penyusunan rencana. Simpanlah dokumen sesuai kelompok:

·         Catatan ide/lain-lain

·         Jadwal harian

·         Jadwal bulanan

·         Target

·         Riset

·         Tindak lanjut

·         Orang yang terlibat/informasi kontak

1.  Ketahui apa yang perlu dilakukan. Rencana akan kurang efektif apabila anda belum tahu apa yangperlu dilakukan. Tentukan secara sepesifik apa yang ingin anda capai sejak awal. Sebaiknya sebelum penyusunan dimulai.
2.   Susunlah rencana yang spesifik dan realistis. Menentukan tujuan yang spesifik baru sebuah permulaan sebab anda masih harus menentukan setiap aspek secara spesifik dan realistis dari proyek yang menjadi rencana anda. Yaitu dengan menentukan jadwal, target, dan hasil akhir yang spesifik dan bisa tercapai.
3. Menyusun rencana kerja jangka panjang yang spesifik dan realistis akan mencegah stress sebab proyek yang didukung oleh rencana yang kurang matang akan melewati tenggat dan membutuhkan usaha ekstra yang melelahkan
4. Tentukan target yang terukur. Target merupakan tolak ukur tercapainya tahap tertentu dalam mencapai tujuan akhir. Menentukan target sebaiknya dimulai dari ujung akhir sebuah rencana lalu melangkah mundur sampai kembali ke situasi dari kondisi saat ini.

·         Mementukan target membuat anda dan tim termotivasi sebab dengan menguraikan proyek menjadi beberapa tugas kecil dan target yang jelas anda tidak perlu menunggu sampai proyek tuntas seluruhnya hanya untuk merasakan keberhasilan.

·         Jangan memberikan selang waktu yang terlalu panjang atau atau terlalu pendek diantara dua target, tetapi berusahalah menentukan jangka waktu yang paling efektif.

1.    Bagilah tugas besar menjadi beberapa tugas kecil yang mudah dialakukan. Tugas atau target tertentu kadang-kadang sulit dicapai.

·         Jika merasa terbebani oleh tugas besar, redakan kecemasan dengan membuat tugas terasa lebih mudah caranya uraikan tugas besar tersaebut menjadi bebarapa tugas kecil sehingga lebih mudah dilakukan.

1.     Buatlah jadwal. Buatlah daftar tugas yang harus anda lakukan untuk mencapai target. Daftar tugas saja tidak efektif sebab anda harus mendukungnya dengan membuat jadwal dan rencana tindakan yang realistis.
2.     Tentukan alokasi waktu untuk semua kegiatan. Jika anda tidak menentukan alokasi waktu dan tenggat, proyek anda akan tertunda sehingga menyita waktu yang lebih panjang dan bebarapa tugas tidak terselesaikan.

·         Apapun tindakan yang akan anda lakukan pada tahap mana pun dalam rencana kerja, anda harus melengkapinya dengan jadwal.

1.     Buatlah representasi visual. Setelah membuat daftar tugas dan jadwal yang spesifik, buatlah representasi visual untuk mendukung rencana. Misalnya menggunakan diagram alur, bagan gantt, lembar kerja elektronik, atau aplikasi lain untuk keperluan bisnis.

·         Letakan representasi visual tersbut di tempat yang mudah terlihat misalnya di ruang kerja atau ruang belajar

1.     Centanglah tugas yang sudah terlaksana.
2.      Jangan berhenti jika anda sudah mencapai tujuan akhir.
3.      Ubahlah jadwal jika diperlukan, tetapi jangan pernah menyerah sebelum tujuan anda tercapai.

Bagian 2 dari 4 mengelola waktu

1.    Siapkan agenda. Anda bisa memilih agenda dalam bentuk aplikasi atau buku yang bisa anda gunakan untuk menyusun jadwal harian untuk satu minggu berdasarkan jam. Pilihlah agenda yang mudah dibaca dan digunakan agar lebih bermanfaat.
2.      Jangan hanya membuat daftar tugas. Untuk apa membuat daftar tugas yang panjang, tetapi tidak jelas kapan harus dilakukan? Daftar tugas kurang efektif dibandingkan jadwal kerja sebab dengan mengatur jadwal, anda akan menyediakan waktu agar tugas tersebut terselesaikan sesuai rencana.
3.     Pelajari cara mengalokasikan waktu .dengan mengalokasikan waktu, akan terlihat berapa banyak waktu yang anda miliki dalam satu hari. Mulailah dengan mengalokasikan waktu untuk melakukan tugas dengan prioritas tertinggi lalu tentukan waktu untuk tugas-tugas yang lain.

·         Buatlah jadwal mingguan dengan cara tersebut berusahalah memikirkan baik-baik kegiatan anda sepanjang hari agar jadwal yang anda siapkan bisa dimanfaatkan sebaik mungkin.

·         Para ahli menyarankan agar anda memikirkan kegiatan selama satu bulan kedepan, setidaknya dengan membayangkan gambaran besarnya.

·         Mulailah membuat jadwal akhir hari lalu bergerak mundur. Contohnya jika anda selesai bekerja atau belajar pukul 5 sore, buatlah jadwal dimulai dari sini sampai anda bangun pagi pukul 7.

4.      Selipkan waktu untuk bersenang-senang dan beristirahat. Penelitian menunjukan bahwa orang-orang yang menjadwalkan waktu luang untuk diri sendiri memiliki kehidupan yang lebih menyenangkan selain itu. Terlalu banyak bekerja lebih dari 50jam seminggu terbukti kurang produktif.

5.      Sediakan waktu untuk menyusun rencana mingguan. Para ahli menyarankan agar anda menyediakan waktu untuk menyusun rencana mingguan di awal minggu. Temukan cara memanfaatkan waktu sehari-hari sebaik mungkin untuk mencapai target yang sudah anda tentukan.

6.      Ketahui seperti apa jadwal harian yang efektif.

7.      Ingatlah bahwa jadwal harian tidak harus sama setiap hari.

8.      Masukan jadwal untuk mengantisipasi adanya masalah. Siapkan waktu tambahan dalam jadwal untuk berjaga-jaga jika pekerjaan anda tertunda atau ada hal-hal yang menganggu. Sebaiknya anda sediakan waktu duakali lebih lama dari pada waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas. Terutama jika anda baru memulainya.

9.      Bersikaplah fleksibel dan tidak terlalu memaksakan diri.

1.     Batasi waktu untuk mengakses situs web

Bagian 3 dari 4 mempertahankan motivasi

1.      Bersikaplah positif

2.      Berikan hadiah pada diri sendiri

3.      Dapatkan dukungan dari sekitar

4.      Ketahui progress yang sudah tercapai

5.      Biasakan tidur malam dan bangun pagi hari

6.      Sisihkan waktu untuk beristrirahat

7.      Gunakan visualisasi membayangkan seperti apa rencana akan tercapai

8.      Ingatlah bahwa hal ini tidak terlalu mudah

Bagian 4 dari 4 menentukan tujuan

1.      Tulislah keinginan anda. Gunakan jurnal atau computer untuk menulis. Cara ini sangat membantu. Terutama jika anda sama sekali belum yakin apa yang ingin anda lakukan tetapi anda bisa merasakannya.

·         Menulis jurnal secara teratur membantu anda memahami diri sendiri dan mengenali perasaan anda dengan baik.

2.      Lakukan riset. Setelah menentukan apa yang ingi anda lakukan. Lakukan riset agar bisa memilih cara terbaik untuk mencapai tujuan berusahalah mencari informasi.

3.      Pertimbangkan berbagai opsi dan pilihan terbaik. Setelah melakukan riset anda akan mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang cara melakukannya dan hasil yang akan anda capai hal ini membuat anda lebih mudah memilih cara terbaik untuk mencapai tujuan.

4.      Perhatikan hal-hal yang akan mempengaruhi anda saat mencapai tujuan. Sadari adanya berbagai kendala yang bisa menghalangi tercapainya tujuan.

5.      Jadilah pribadi yang fleksibel. Tujuan anda mungkin saja berubah ketika anda berusaha mencapainya berikan kesempatan kepada diri sendiri dan tentukan tujuan lain yang lebih baik. Jangan menyerah jika anda menghadapi kesulitan. Ada perbedaan antara kehilangan minat dan kehilangan harapan.